社会保险是社会的“安全网”，改革的“减震器”，是一项与广大群众切身利益息息相关的社会制度，目前共有工伤、养老、医疗、生育、失业保险五个险种，基本涵盖了参保人“生、老、病、死”各阶段、各方面的权益保障。而社保档案，则是参保人各方面权益的见证者、承载者，默默地发挥着“记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生”的职能，是参保人维护自身权益的重要原始凭证，直接关系到全体参保人的切身利益。因此，保障社保档案实体安全、推进社保档案合理利用，是服务民生，维护社会稳定，促进社会和谐的重要利民举措。
从社保档案的种类而言，根据人社部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《广东省社会保险业务档案管理办法》（粤社保〔2010〕13号）等有关规定，我市社保部门共保存有128类社保业务档案，保管期限从永久到10年不等，其中永久保管的有4类，保管100年的有20类，保管50年的21类，保管45年的1类，保管35年的3类，保管30年的8类，保管25年的9类，保管10年的62类。由于社保档案种类繁杂、保存时间长，因此对档案库房的空间提出了很高的要求。
从我市社保档案存放情况来看，当前，我市社保档案分散存放在市社保局及33个镇街社保分局，全市社保档案总量为10555.9米。其中，市社保局现有的档案库房面积为680平方米，可存放档案4168.68米，现已使用2739.96米，占总空间的65.73%（其中市局业务档案总量为2129.76米，年增长量为65.66米，增长率6.66%）。而各分局的档案库房面积均较小，其中望牛墩等4个分局已满库，黄江等12个分局库房接近饱和，13个分局库房将在10年内达到饱和，仅常平等4个分局库房相对宽松。
与此同时，随着我市社保业务的急剧增长，特别是随着社保扩面征缴的推进，社保业务量急剧增长，各类业务档案呈同步急剧增长态势，社保卡制发、社保监察执法等方面的档案也同步增长。仅以社保卡制发档案为例，目前，已产生1332米档案（暂时存放于库房相对宽松的常平社保分局），预计今后每年将以至少97.5米的数量增长。另外，由于存放空间限制，东莞康怡医院拟将2012年以后产生的劳动能力鉴定档案送回市社保局存放。东莞康怡医院每年至少产生2.5万件劳动能力鉴定档案，占用至少40.625米的档案箱柜空间，保管期限为50年。由于市社保局库房空间限制，因此仍未能接收劳动能力鉴定档案。根据现有的档案增长速度，市社保局档案库房将于1-2年内达到饱和，我市急剧增长的社保档案与社保档案库房严重不足之间的矛盾十分突出，社保档案安全存放、合理管理、有效利用均面临非常严峻的挑战。
建 议：
综上所述，我市社保档案库房十分紧缺。为缓解我市社保档案库房面临的压力，现提出以下两个建议供参考：
建议一：建造全市档案信息大楼
经调查，中山、深圳两市先后建造全市档案信息大楼。两市的档案信息大楼建设选址合理，群众和单位查阅利用档案非常方便；建设投入大，两市分别投入资金2.3亿元、6.35亿元，大楼占地面积分别为1.5万、1.8万平方米，建筑面积分别为5万、12万多平方米。档案信息大楼布局设计专业性和实用性强，全部采用信息化和现代化的设施设备，空间安排合理、利用充分；富有前瞻性，既符合相关规定，又能满足部分需求量大的单位进驻使用。其中深圳市第一期进驻单位就有19家，预计能满足30年的档案存放，真正能达到集中储存、分类管理、资源共享、服务群众的目的。这充分体现了当地政府对档案工作的重视，综合考虑，舍得投入，一步到位，有效解决了各单位库房告急的问题，是真正为民所用的现代化档案信息服务中心。
我市可参考中山、深圳两市建造市档案信息大楼，由市政府牵头，市财政拨款，建造全市性的档案信息大楼，统一管理市直各部门的档案。
建议二：建造社保业务档案利用服务中心
为盘活土地资源，利用好废旧场所，提高资源利用效率，建议利用市财政、国资委回收的废旧建筑、场所，由市财政拨款加以修缮，改造为东莞市社保业务档案利用服务中心。建议该中心建筑面积1.5-2万平方米，硬件方面，包括办公室、整理间、服务大厅、库房、影像化车间，配备密集架、立式空调机、档案文件电子消毒柜、加湿器、吸尘器、温湿度计、防紫外线窗帘、灭火器、多功能监控摄像系统、消防自动报警系统、防盗系统等专业硬件设备；软件方面，与专业档案软件公司共同研发、逐步推进档案电子化软件建设，统一管理全市社保系统的业务档案。初步估算，服务中心建成后，预计可使用50年，可为日后庞大的社保档案保存、整理和利用工作提供强有力的保证。
两个建议均可缓解我市社保档案库存不足的压力，特别是充足的空间更加有利于推动档案管理数字化，这在全市社保业务通办的背景下，将助推社保业务办理更加高效；同时，全市社保档案的集中存放，将大大方便社保档案的管理利用，也将为我们给全市参保人提供更为优质的档案服务创造条件，有利于充分发挥档案资源的最大效用，改善政府形象，增强全社会的档案意识。
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